Als Verantwortlicher in einem Unternehmen hast Du verschiedene Möglichkeiten, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter so angenehm wie möglich zu gestalten. Daher ist es unerlässlich, bei dem Onboarding Prozess Deiner Teammitglieder keine Kompromisse einzugehen. Basierend auf einem individuellen Konzept sorgst Du so für eine verlässliche Grundlage für die ersten Tage und Wochen, auf denen es dann aufzubauen gilt.
Hierbei solltest Du im Hinterkopf behalten, dass eine verlässliche Einarbeitung die Basis für eine langjährige Karriere im entsprechenden Unternehmen schaffen kann. Umgekehrt kann es sich häufig als schwierig herausstellen, Routinen, die sich eingeschlichen haben, nachträglich entgegenzuwirken.
In den folgenden Abschnitten erfährst Du viele spannende Details rund um das Thema „Onboarding“. Ausserdem erhältst Du Infos dazu, was Du bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beachten solltest.
Was versteht man unter Onboarding bzw. Einarbeitung?
Wer sich ein wenig genauer mit Onboarding und der Bedeutung, die sich dahinter verbirgt, auseinandersetzt, stellt schnell fest: Die Einarbeitung neuer Teammitglieder läuft heutzutage meistens in drei Phasen ab. Vorbereitung, Orientierung und Integration sind unter anderem die Aufgaben der Verantwortlichen. So stellen sie sicher, dass die betreffenden Mitarbeiter alle Informationen erhalten, die sie benötigen, um den Betrieb optimal unterstützen zu können.
Wie lange es dauert, bis ein Onboarding Prozess abgeschlossen ist, ist von verschiedenen Details abhängig. Wichtige Punkte, die dabei eine grosse Rolle spielen, sind unter anderem die Art der Stelle und die Kompetenzen des jeweiligen Mitarbeiters.
So unterschiedlich die Vorgehensweisen sind, die sich mit dem Onboarding Prozess verbinden lassen, gibt es gleichzeitig auch viele Gemeinsamkeiten. So sollte ein verlässliches Onboarding immer dafür sorgen, dass…:
- die neuen Mitarbeiter ihren Aufgaben gewachsen sind
- interne Vorgehensweisen transparent und leicht verständlich dargestellt werden
- ein Kontaktaufbau innerhalb des Teams stattfindet, so dass jeder Mitarbeiter genau weiss, an wen er sich bei Fragen wenden muss.
Keine Frage: Ein umfangreicher Onboarding Prozess kann definitiv Zeit und Mühe in Anspruch nehmen. Am Ende zeigt sich jedoch oft, dass es sich gelohnt hat, entsprechend zu investieren. Denn: Wer sich als neuer Mitarbeiter im Idealfall ab dem ersten Tag wohl und betreut fühlt und sich in seinem beruflichen Umfeld orientieren kann, ist meist dazu in der Lage, sein Unternehmen auf besonders effektive Weise zu unterstützen.
Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Eine Checkliste
Alle Tätigkeiten, die mit einem möglichst reibungslosen Onboarding in Verbindung stehen, fallen in den Aufgabenbereich des Arbeitgebers. Auch, wenn es natürlich die Aufgabe des Mitarbeiters ist, sich entsprechend einzubringen, sorgt das Unternehmen für den passenden Rahmen.
Die folgende Checkliste basiert auf den drei oben genannten Phasen des Onboardings und hilft Dir dabei, keinen wichtigen Punkt zu vergessen. Sie hilft Dir dabei, Deine neuen Mitarbeiter ab dem ersten Tag entsprechend zu unterstützen.
Die Vorbereitung
Dein neuer Mitarbeiter wird bald zu seinem ersten Arbeitstag erscheinen? In diesem Fall ist es an der Zeit, mit der Vorbereitung der Einarbeitung beziehungsweise des Onboardings zu starten. Hierzu gehört es unter anderem:
- verschiedene Formalitäten, zum Beispiel rund um Vertragsinhalte, eventuelle Dienstkleidung, Passwörter und Arbeitsplätze zu klären. Arbeite hier am besten mit einigen Tagen Vorlaufzeit, um sicherzustellen, dass alles optimal vorbereitet ist.
- wichtige Informationen rund um den Arbeitsbeginn und den Arbeitsplatz zu übermitteln, damit Dein neuer Mitarbeiter weiss, wann er sich wo melden soll.
- (falls noch nicht geschehen) die anderen Teammitglieder darüber aufzuklären, dass bald ein neuer Mitarbeiter anfangen wird.
- alle Vorkehrungen rund um den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters zu treffen.
- (gegebenenfalls) eine Schulung zu organisieren, die Deinem Mitarbeiter das nötige Wissen vermittelt
Zusatztipp: In der Vergangenheit mussten bereits viele Verantwortliche in Unternehmen die Erfahrung machen, dass ein einziger neuer Mitarbeiter bewirken kann, dass eine komplette Abteilung neu strukturiert werden muss. Daher solltest Du Dir im Vorfeld unbedingt ein wenig Zeit nehmen, um für Dich selbst festzulegen, ob sich eventuelle Zuständigkeiten durch die personelle Veränderung verschieben können.
Die ersten Arbeitstage
Es ist soweit! Dein neuer Mitarbeiter nimmt seine Arbeit auf. Jetzt stehen die folgenden Aufgaben und Herausforderungen auf Deiner Checkliste:
- Erkläre Deinem neuen Mitarbeiter, wie Du Dir seine Einarbeitungsphase vorgestellt hast. So ermöglichst Du es ihm, sich auf jeden Schritt vorzubereiten und die Gesamtlage optimal zu überblicken.
- Erkundige Dich danach, ob Dein Mitarbeiter mit Deiner Vorgehensweise zufrieden ist, ob er gegebenenfalls Einwände oder Verbesserungsvorschläge hat. Auf diese Weise ist es oft möglich, Missverständnissen vorzubeugen.
- Dein Mitarbeiter sollte sich auch an den ersten Arbeitstagen nicht überflüssig fühlen. Daher ist es ratsam, ihn direkt mit Aufgaben zu betrauen, die interessant und gleichzeitig fordernd sind. Wenn Du Dir selbst nicht darüber im Klaren bist, welche Aufgaben Dein neues Teammitglied übernehmen kann, wirkt dies nach aussen häufig unstrukturiert.
- Eventuell bist Du für Deinen neuen Mitarbeiter der erste Ansprechpartner, wenn es darum geht, Fragen zu klären. Um Dich selbst zu entlasten und um gleichzeitig den Kontakt zu anderen Kollegen zu stärken, ist es jedoch ratsam, Deinem Gegenüber direkt aufzuzeigen, wer für welchen Bereich zuständig ist. So wird er wahrscheinlich schnell dazu in der Lage sein, sich mit eventuellen Problemen selbst zu helfen.
- Sprich mit Deinem neuen Mitarbeiter über die vorherrschende Unternehmensphilosophie und gib ihm somit die Möglichkeit, diese von Anfang an zu vertreten.
Die Integration
Nach einigen Tagen und Wochen wird sich Dein neuer Mitarbeiter sicherlich immer besser in das Unternehmen integrieren. Während dieser Zeit solltest Du die folgenden Punkte auf Deine To-Do-Liste setzen:
- Frage Deinen Mitarbeiter, ob er sich gut betreut fühlt oder ob ihm eventuell noch Informationen fehlen und hole auf diese Weise Feedback ein.
- Kontrolliere, ob Dein Mitarbeiter mittlerweile weiss, an wen er sich bei Fragen wenden kann und ob er schon selbstständiger arbeitet als am Anfang.
Wichtig: Der Integrationsprozess erstreckt sich über mehrere Wochen. Und natürlich sind auch Rückschläge normal. Als Verantwortlicher solltest Du Dich währenddessen ebenfalls in regelmässigen Abständen zurücknehmen und Dich fragen, ob Du Deinem neuen Mitarbeiter die Unterstützung bietest, die dieser braucht.
