Wenn Du Dich in letzter Zeit etwas eingehender mit Trends rund um einen möglichst modernen Büroalltag auseinandergesetzt hast, weisst Du, dass hier immer wieder vom „papierlosen Büro“ die Rede ist. Unter anderem hat die Digitalisierung dafür gesorgt, dass sich im Laufe der Zeit einiges getan hat. Was früher noch in Papierform abgelegt werden musste, kann nun bequem (und natürlich platzsparend) gespeichert werden.
Auf diese Weise lassen sich Prozesse leicht optimieren und effektiver gestalten. Und genau dieser Aspekt sorgt dafür, dass sich immer mehr Unternehmen mit den Vorteilen auseinandersetzen, die ihnen das papierlose Büro bietet. Hierbei solltest Du jedoch immer auch im Hinterkopf behalten, dass mit dieser Art des Büroalltags die ein oder andere Herausforderung verbunden ist.
Du möchtest wissen, ob es sich beim papierlosen Büro um ein Konzept handelt, das sich für Dich lohnen könnte? In diesem Fall solltest Du einen Blick auf die folgenden Abschnitte werfen. Zudem erfährst Du, wie Du Dein Büro Schritt für Schritt etwas „papierloser“ werden lassen kannst. Denn: Selbstverständlich handelt es sich hierbei um einen Prozess, an dem Du kontinuierlich arbeiten kannst.
Der Vollständigkeit halber sei an dieser Stelle erwähnt, dass ein papierloses beziehungsweise ein digitales Büro oft nicht 100% umgesetzt werden kann. Vielmehr setzen es sich die betreffenden Unternehmen zum Ziel, Papier so gut es geht zu vermeiden. Manche Verträge, Urkunden und Co. müssen natürlich nach wie vor in klassisch-schriftlicher Form vorliegen. Andererseits gibt es Dokumente, die sich leicht digitalisieren und in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Hierzu gehören unter anderem Rechnungen und Präsentationen.
Die Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros
Die Vorteile eines papierlosen Büros zeigen sich auf vielen verschiedenen Ebenen – sowohl in betrieblicher Hinsicht als auch mit Hinblick auf das Thema „Nachhaltigkeit“. Die folgenden Argumente sind in der Regel besonders überzeugend, wenn sich Verantwortliche in einem Unternehmen überlegen, gegebenenfalls auf „papierlos“ zu wechseln.
- Eine bessere Struktur des Arbeitstages
Mithilfe eines papierlosen Büros lassen sich Prozesse optimieren und einzelne Arbeitsschritte einsparen. Hieraus ergibt sich oft, dass Aufgaben schneller erledigt werden und die Motivation der Mitarbeiter steigt. Zudem kann das papierlose Büro die Effizienz unterstützen.
- Informationen sind jederzeit verfügbar
… und zwar ohne, dass es hierzu lange gesucht werden müsste. Vielmehr braucht es in der Regel nur ein mobiles Endgerät und den nötigen Zugang, um abgespeicherte Dokumente, wie Rechnungen und Co. aufzurufen. Hierbei handelt es sich um einen Vorteil, der sowohl intern als auch im Kundenkontakt relevant werden und einen deutlichen Unterschied machen kann. Immerhin wissen es zahlreiche Kunden zu schätzen, wenn sie nicht lange darauf warten müssen, bis zum Beispiel der Kundenservice reagiert.
- Ein papierloses Büro ist nachhaltiger
In einem papierlosen Büro werden deutlich mehr Ressourcen genutzt. Dementsprechend erklärt es sich von selbst, dass diese Variante deutlich nachhaltiger ist als das klassische Büro.
- Papierlose Büros gelten als modern
Daher sind sie dazu in der Lage, den hohen Anspruch, den ein Unternehmen an sich selbst stellt, nach aussen zu tragen. Hierbei handelt es sich um eine besondere Form von Marketing, deren Effekt niemand unterschätzen sollte.
- Mit einem papierlosen Büro lassen sich Lagerkosten reduzieren
Keine Frage: Papiere, Akten und Co. können im Lager viel Platz einnehmen. Wer diesen nicht braucht, weil er einen Grossteil seiner Dokumente nicht ausdruckt, spart letztendlich Lagermiete.
- Das Speichern von Daten gilt – wenn alle Vorgaben eingehalten werden – als sicher
Heutzutage gibt es viele Möglichkeiten, Informationen sicher zu speichern. Wichtig ist natürlich, dass Du Dich über die aktuellen Gesetze und eventuelle Neuerungen am Markt informierst. Unter anderem solltest Du auf eine digitale Verschlüsselung, auf Back-Up Systeme und auf eine verlässliche Speicherung setzen. Achte hierbei auch unbedingt auf die Vorgaben, die zum Beispiel das Finanzamt an Dich stellt.
Parallel zu den erwähnten Vorteilen gibt es Nachteile, die Du beim Wechsel auf ein papierloses Büro auf keinen Fall unterschätzen solltest. (Ob es sich bei den folgenden Punkten tatsächlich um Nachteile oder nur um Herausforderungen handelt, entscheidest Du natürlich selbst.)
- Die Umstellung auf das papierlose Büro kostet – gerade zu Beginn – Geld
Mit der Umstellung auf das papierlose Büro sind zu Beginn einige Investitionen verbunden. So müssen unter anderem Mitarbeiter geschult und neue Tools gekauft werden.
- Klassische Dokumente werden weggeworfen
…zumindest dann, wenn die Grundidee des papierlosen Büros bis ins Detail gelebt wird. Was auf der einen Seite einer der klassischen Vorteile des papierlosen Büros ist, kann für manche Menschen zum Problem werden, weil sie wissen, dass sie nun komplett auf ihre Speicherung und deren Verfügbarkeit angewiesen sind.
- Das papierlose Büro ist von Strom und Internet abhängig
Wenn alle Dokumente eingescannt und gespeichert werden, sind immer Strom und eine Internetverbindung nötig, um diese abzurufen. Ist eines von beiden nicht vorhanden, sind Rechnungen, Verträge und andere Dokumente nicht verfügbar.
So stellst Du auf ein papierloses Büro um: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Du hast für Dich beschlossen, zum papierlosen Büro zu wechseln? In diesem Fall kannst Du Dich an der folgenden Schritt-für-Schritt Anleitung entlanghangeln, um sicherzustellen, dass der Umstieg so reibungslos wie möglich verläuft.
- Beschäftige Dich mit Deinem aktuellen Papierverbrauch und finde heraus, in welchen Bereichen dieser besonders hoch ist.
- Informiere Dich über das Equipment und die Tools, die es braucht, um Deine Dokumente zu verwalten.
- Sensibilisiere Deine Mitarbeiter dahingehend, dass von jetzt an die „neuen Regeln“ gelten. Organisiere Schulungen, in denen Dein Team den Sinn hinter dem papierlosen Büro noch besser verstehen kann.
- Entwickle klare Vorgaben, so dass Deine Mitarbeiter genau wissen, wo sie was ablegen sollen und welche Datei-Bezeichnungen für eine klare Struktur sorgen.
- Achte im Büroalltag immer wieder genau darauf, an welchen Stellen ihr immer noch Papier verbraucht und wo gegebenenfalls noch Optimierungsbedarf besteht.
- Stelle das bestehende System immer wieder in Frage und passe die Vorgaben, auf denen das papierlose Büro beruht, nach und nach an.
