Seit Corona ist das Homeoffice zu einem festen Bestandteil des beruflichen Alltags in vielen Berufen geworden. Damit ist auch das Remote-Onboarding unerlässlich geworden, was dazu führte, dass auch die speziellen Tools öfter genutzt werden als je zuvor.
Durch das Remote-Onboarding wird es Unternehmen ermöglicht, die neuen Mitarbeiter schneller und unkompliziert einzuarbeiten. Doch nicht nur die Betriebe profitieren davon, sondern auch die Mitarbeiter selbst, denn sie geniessen eine wesentlich höhere Flexibilität. Virtuelles Onboarding bezieht sich also auf den Prozess der Einführung und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen oder eine Organisation mittels digitaler Technologien und Plattformen, anstatt dies persönlich vor Ort zu tun.
Das sind die Möglichkeiten des virtuellen Onboardings
Die Digitalisierung hat auch im Personalwesen Fuss gefasst, und viele Unternehmen setzen zunehmend auf digitale Onboarding-Lösungen, um ihre HR-Prozesse zu optimieren. Dieser Trend wurde durch die Corona-Krise zusätzlich beschleunigt. Für die Onboarding-Phase gibt es inzwischen eine Vielzahl digitaler Software- und App-Lösungen, die den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren und den Prozess interaktiver gestalten. Besonders beim virtuellen Remote Onboarding im Homeoffice sind digitale Lösungen unerlässlich, um einen effektiven Onboarding-Prozess sicherzustellen.
Die Einsatzmöglichkeiten digitaler Tools sind, wie auch die Aufgaben im Onboarding, sehr vielfältig und lassen sich dementsprechend immer individuell an die Bedürfnisse anpassen. Zu den potenziellen Einsatzbereichen gehören unter anderem:
- Onboarding-Software: Mit den unterschiedlichen Onboarding Softwareprogrammen lässt sich der gesamte Onboarding-Prozess digital abbilden.
- Unternehmens-Wikis: Durch ein spezielles Unternehmens-Wiki ist es möglich, zentrale Informationen über das Unternehmen und seine Prozesse bereitzustellen.
- E-Learning-Software: Es gibt viele unterschiedliche E-Learning-Softwares, welche vor allem zur Vermittlung von Inhalten wie Arbeitssicherheit und Hygienevorschriften genutzt werden.
- Interaktive Produkt-Demonstrationen: Diese erklären den Mitarbeitern den Umgang mit firmeninternen Anwendungen.
Die besten Tipps für Remote-Onboarding
Vor allem aufgrund der räumlichen Trennung unterscheidet sich das virtuelle Onboarding in einigen Punkten von dem klassischen Onboarding vor Ort. Dieser Umstand sollte auch bei der Entwicklung von dem Onboarding-Konzept dringend berücksichtigt werden. Wir haben im Folgenden einige Tipps für dich zusammengetragen, dass das Remote Onboarding zu einem Erfolg wird.
Kommunikation
Das Onboarding bildet einen sehr wichtigen Teil der Employer Experience, wobei die Kommunikation der Schlüssel ist. Diese Kommunikation macht es erst möglich, dass sich neue Mitarbeiter ab dem ersten Tag an sicher und wohl im neuen Unternehmen fühlen. Ganz nach dem Motto „Mehr ist besser als weniger“, solltest du der Kommunikation im Remote Onboarding also eine grössere Rolle zuteilen.
Wichtig ist es zudem, dass der Austausch mit den neuen Mitarbeitern nicht erst am ersten Arbeitstag beginnt. Du kannst sie auch schon einige Tage vorher per E-Mail anschreiben und neuen Mitarbeitern somit echtes Interesse zeigen. Diese eignen sich auch hervorragend dazu, um die häufigsten Fragen zu beantworten, welche von Mitarbeitern vor Arbeitsbeginn gestellt werden.
Es gibt wohl kaum etwas, was so viel Vertrauen und ein solch gutes Gefühl erschafft, wie der persönliche Kontakt. Auch Videokonferenzen sind essenziell, um neue Mitarbeiter ankommen zu lassen.
Tipp: „Virtuelle Kaffeepausen“ schaffen ein hervorragendes „Miteinander“.
Gute Ausstattung
Mitarbeiter können nur dann gute Arbeit leisten, wenn sie auch das richtige Arbeitsmaterial zur Verfügung haben. Um das zu gewährleisten, ist es wichtig, dass sie ab dem ersten Tag mit allen nötigen Geräten und Utensilien für die Arbeit im Homeoffice ausgestattet sind. Dazu zählen unter anderem:
- Eine hochwertige Büroeinrichtung
- Ergonomischer Schreibtisch, der sich im besten Fall auch in der Höhe verstellen lässt, damit Mitarbeiter im Stehen arbeiten können
- Ergonomischer Bürostuhl, der sich individuell dem Körper anpasst
- Ein zuverlässiger Computer oder Laptop
- Wer nur am PC arbeitet, sollte zwei Monitore zur Verfügung haben
- Die Einrichtung sollte der Mitarbeiter selbst bestimmen. Dazu gehören unter anderem Drucker, Tischleuchte, Rollcontainer, Deko
Neben einem hochwertigen und ergonomischen Arbeitsplatz ist die Technik besonders wichtig. Diese umfasst normalerweise einen hochwertigen PC oder Laptop sowie mindestens einen Monitor, wobei zwei in der Regel wesentlich effizienter sind. Eine ergonomische Maus sowie Tastatur sind ebenso wichtig und gehören in die Grundausstattung eines Büros.
Hinzu kommen natürlich alle wichtigen Softwareprogramme, die klassischen Office-Programme, Kollaborations-Tools sowie alle wichtigen Geräte, um Videokonferenzen abhalten zu können. Am besten sind diese noch vor Arbeitsbeginn installiert.
Der persönliche Onboarding-Ansprechpartner
Neue Mitarbeiter haben vor allem in den ersten Tagen zahlreiche Eindrücke zu verarbeiten, wodurch sich immer mal wieder neue Fragen ergeben. Daher ist es wichtig, dass diese Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner haben, der sie in diesen Tagen begleitet. Denn nichts ist schlimmer als nicht zu wissen, an wen man sich als neuer Mitarbeiter wenden kann.
Der persönliche Onboarding-Buddy kann das Team und die vorstellen, die Abläufe im Unternehmen zeigen und unterschiedliche Programme genauer erklären. Dadurch wird sowohl der Einstieg in das Unternehmen als auch die Integration in das neue Team einfacher.
Vermittlung vom Umgang mit Remote Work
Nicht jeder hat in der Vergangenheit im Remote Work gearbeitet, was dazu führt, dass Videokonferenzen und der digitale Austausch für einige Menschen Neuland sind. Beides kann nur dann gelingen, wenn alle Mitarbeiter die wichtigsten Tools kennen und sich zurechtfinden.
Deshalb ist es notwendig, dass sichergestellt wird, dass alle Neustarter in den ersten Tagen eine Einführung in die wichtigsten Tools bekommen und einen Einblick in die Zusammenarbeit sowie die Verhaltensregeln erhalten.
Begleitung der neuen Kollegen
Neue Mitarbeiter sollten vor allem zu Anfang niemals allein gelassen werden. Doch eine gute Kommunikation bezieht sich nicht nur auf die Anfänge, sondern gilt auch über die ersten Tage hinaus. Zu jeder Phase des Onboardings ist ein regelmässiger Austausch mit den Kollegen sehr wichtig. Daher ist es zu empfehlen, dass in kurzen und gleichmässigen Abständen immer ein persönlicher Austausch stattfindet. Besonders die Vorgesetzten sollten sich hierbei die Zeit nehmen, offene Fragen und Probleme zu besprechen, damit sich neue Mitarbeiter stets angekommen und wahrgenommen fühlen.
