Der anhaltende Fachkräftemangel in der Schweiz wirft zwei Probleme zugleich auf – von denen das eine das andere verschärft. Denn eigentlich müsstest Du zur Erledigung aller Aufträge Dein Personal aufstocken. Doch aufgrund der hohen Nachfrage erweist sich die Suche nach qualifizierten Mitarbeitern als langwierig und kompliziert. Durch die fehlenden Fachkräfte jedoch bleibt Dir dafür kaum Zeit… Es gibt allerdings auch eine gute Nachricht: Mit einem innovativen Applicant Tracking System kannst Du Deine Kandidatensuche vereinfachen. Die Softwarelösung entlastet Dich beim Rekrutierungsprozess und gibt wertvollen Aufschluss über künftige Stellenausschreibungen.
Bei uns liest Du, was sich hinter einem Bewerbermanagement-System genau verbirgt. Wir erklären Dir, wie Du es nutzen kannst und wo seine Vorteile liegen. So kannst Du schon bald beiden Schwierigkeiten des Fachkräftemangels wirksam entgegnen.
Was ist ein Applicant Tracking System?
Wie so oft bei Softwarelösungen stammt auch der Begriff des Applicant Tracking Systems aus dem Englischen. Er lässt sich schlicht mit Bewerbermanagement-System übersetzen. Und damit weisst Du bereits, worum es sich bei dem effizienten Tool für die Mitarbeiterverwaltung handelt. Es unterstützt Dich bei sämtlichen Aufgaben rund um die Einstellung neuer Fachkräfte: von der Stellenausschreibung über Vorstellungsgespräche bis zum Onboarding. Zudem speichert eine zentrale Datenbank automatisch relevante Daten. So kannst Du jederzeit spezifische Informationen in Echtzeit abrufen und künftige Entscheidungen noch effizienter treffen.
Denke nun nicht, dass das digitale Werkzeug nur für Grosskonzerne mit einer eigenen Personalabteilung geeignet sei. Seine Implementierung lohnt sich bereits bei nur wenigen Angestellten. Denn der aktuelle Arbeitsmarkt befindet sich in einem bislang ungekannten Wandel. Und so ist es gut möglich, dass Du auch als Inhaber eines kleinen Unternehmens bald neue Fachkräfte einstellen musst. Mit einem innovativen Applicant Tracking System ersparst Du Dir den andernfalls hohen Aufwand bei der Suche nach qualifizierten Bewerbern. Und damit Zeit, die Du in das Kerngeschäft Deines Unternehmens investieren kannst.
Werfen wir nun einen Blick darauf, wozu ein Bewerbermanagement-System genau in der Lage ist. Denn auch, wenn sich die Angebote einzelner Hersteller im Detail unterscheiden, bieten sie doch alle eine Reihe hilfreicher Basisfunktionen.
- Stellenausschreibung: Musst Du eine Position in Deinem Betrieb neu besetzen, ist eine zielgruppengerechte Stellenausschreibung das A und O. Vor allem, möchtest Du die jungen Fachkräfte der Gen Z erreichen. Mit einem Bewerbermanagement-System brauchst du nicht kreativ zu werden. Füttere es einfach mit stichpunktartigen Vorgaben zum Anforderungsprofil und lass Dir eine Anzeige entwerfen. Bist Du zufrieden, musst Du nur noch die Kanäle für die Veröffentlichung definieren. Die Software schaltet sie umgehend und ohne weiteres Zutun auf Deiner Webseite, Karriereportalen wie rocken.jobs oder LinkedIn und Co.
- Bewerbungseingang: Das Applicant Tracking System sammelt eingehende Bewerbungen und führt anhand vorgegebener Keywords eine erste Filterung durch. Im Anschluss sortiert es die digitalen Posteingänge und speichert sie strukturiert ab.
- Vorauswahl: Durch künstliche Intelligenz und Algorithmen ist die Software in der Lage zu einer ersten objektiven Vergleichsanalyse einzelner Kandidaten. Es erstellt entsprechende Profile und ermöglicht Dir so eine schnelle Auswahl der interessantesten Bewerber.
- Kommunikation: Gerade den Digital Natives sind umgehende Reaktionen auf ihre Bewerbungseingänge wichtig. Auch hier kannst Du Dich auf Dein Tracking Tool verlassen. Ebenfalls automatisiert versendet es E-Mails zur Eingangsbestätigung und auf Deinen Wunsch Einladungen zu Interviewterminen. Nach einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch generiert es anhand Deines Feedbacks ein Vertragsangebot mit Deiner elektronischen Signatur.
- Onboarding: Steht fest, wer neu bei Dir beginnen wird, organisiert und koordiniert das Bewerbermanagement-System Schulungstermine und stellt die erforderlichen Unterlagen zusammen.
Das sind die Vorteile:
Fassen wir noch einmal zusammen: Ein Applicant Tracking System nimmt Dir den Grossteil der Arbeit, auf der Suche nach neuen Mitarbeitern, ab. Damit es erfolgreich funktioniert, musst du nur klar definieren, was Du von deinem zukünftigen Mitarbeiter erwartest. Je mehr Kommentare Du hinterlegst, desto präziser kann die Software Bewerber zuordnen und Empfehlungen aussprechen. Es hält laufende Prozesse stets auf dem neuesten Stand und ermöglicht Dir so einen einfachen Überblick zu jeder Zeit. Aber auch hier nochmal im Einzelnen:
- Erhöhte Reichweite: Die Generation Z wünscht sich einen intuitiven und schnellen Bewerbungsprozess. Eine hochwertige Softwarelösung erleichtert ihnen die Suche nach Deiner ausgeschriebenen Stelle ebenso wie die folgende Online-Bewerbung. Entspricht ein gespeichertes Profil künftigen Stellenanforderungen, erhalten die betroffenen Kandidaten einen Hinweis auf die ausgeschriebene Position. Mit diesem besonderen Service hebst Du Dich von Deiner Konkurrenz ab und punktest bei den qualifizierten Fachkräften. So erreichst Du mehr potenzielle Kandidaten und erwirbst Dir einen Ruf als moderner Arbeitgeber.
- Geringerer Aufwand: Dank der zahlreichen automatisierten Schritte kannst Du Deine Mitwirkung am Rekrutierungsprozess auf ein Minimum beschränken. Vorsortierte Bewerbungen lassen sich schnell miteinander vergleichen und erleichtern Dir Deine Entscheidungsfindung. Die eingesparte Zeit erlaubt Dir, Dich auf andere Aufgabenfelder zu konzentrieren.
- Reduzierte Fehlerquellen: Nimmst Du den gesamten Bewerbungsprozess in eigene Hände, riskierst Du falsche Zuordnungen oder doppelte Einträge. Eine Gefahr, die Du mit einem Bewerbungsmanagement-System umgehst. Es minimiert menschliche Fehler und stellt eine strukturierte und transparente Ablage sicher.
- Vereinfachte Datensuche: Durch die Archivierung sämtlicher Daten rund um den Bewerbungsprozess findest Du jederzeit geeignete Kandidaten wieder. Du kannst Dir langfristig ein hilfreiches Talentpool aufbauen und Stellenanzeigen nach geringfügigen Änderungen wiederverwenden. Dank der Auslesefunktion der Software erkennst Du zudem, auf welchen Portalen Dein Inserat besonders viele Klicks generierte.
Über all diese Vorteile hinaus lassen sich einzelne Systeme auch mit weiteren Tools koppeln und beispielsweise bei Videointerviews einsetzen. Schliesslich kannst Du Dir der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie einer diskriminierungsfreien Rekrutierung oder formalen Aspekten zur Datenspeicherung sicher sein.
Bist Du auf der Suche nach neuem Personal, findest Du in Applicant Tracking Systemen kosteneffiziente Softwarelösungen für einen innovativen Rekrutierungsprozess. Dennoch sind und bleiben sie eine reine Unterstützung: Selbst modernste Technik ersetzt niemals das Menschliche. Ziehe Dich also nicht zu sehr zurück, sondern schalte Dich immer wieder auch persönlich ein.
