Die Aufgaben stapeln sich und man hat das Gefühl, einfach nicht genug zu schaffen? Wer kennt das Gefühl nicht. Nicht nur Führungskräfte, auch einfache Angestellte sind in Jobs in der Schweiz vermehrt Zeitdruck und Stress ausgesetzt. Häufig ist der Grund für den negativen Stress aber nicht nur ein Mehr an Aufgaben, sondern ein mangelhaftes oder fehlendes Zeitmanagement. Im Folgenden geben wir acht Tipps für eine bessere Organisation und weniger Stress in Jobs in der Schweiz.
Zeitmanagement – was ist das eigentlich?
Unter Zeitmanagement versteht man verschiedene Massnahmen des Selbstmanagements, die dazu dienen, die zur Verfügung stehende Zeit bestmöglich zu nutzen. Natürlich geht es nicht darum, die Zeit selbst zu managen, schliesslich hat jeder Tag nur 24 Stunden. Man kann aber die Nutzung der eigenen Zeit optimieren, die für das Erledigen von Arbeitsaufgaben zur Verfügung steht.
Acht Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement
Erfolgreiches Zeitmanagement ist keine Zauberei. Es besteht aus verschiedenen Komponenten beziehungsweise Tools, die helfen, aufkommenden Stress in den Griff zu bekommen. Die verschiedenen Massnahmen führen häufig erst in Kombination zum Erfolg – weshalb etwas Disziplin vonnöten ist. Unten aufgelistet ist eine Reihe von Methoden, die es erlauben, die eigene Zeit besser einzuteilen und effektiver zu arbeiten.
Tipp 1: To-Do-Listen führen
Ob manuell mit dem Kuli oder mit Hilfe digitaler Lösungen – das Sammeln von Aufgaben an einer zentralen Stelle ist extrem hilfreich. So weiss man immer, was noch ansteht, und hat jederzeit einen schnellen Überblick über alle To-Dos. Gleichzeitig dienen To-Do-Listen als Grundlage für einige der anderen hier genannten Massnahmen.
Tipp 2: Aufgaben priorisieren
Lange To-Do-Listen sollten priorisiert werden. Das bringt Struktur in die noch zu erledigende Arbeit und schafft eine sinnvolle Reihenfolge, in der die Aufgaben abgearbeitet werden müssen. Bereits wenige Dringlichkeitsstufen – beispielsweise «dringend/nicht dringend» und «wichtig/unwichtig» – bieten ein einfaches Hilfsmittel, um Aufgaben einzuteilen.
Die grosse Frage ist, welche Aufgaben welchen Dringlichkeitsgrad verdienen. Bei der Entscheidung können folgende Fragen nützlich sein:
- Wartet ein Chef, Kunde oder Kollege auf die Fertigstellung?
- Existiert eine Deadline?
- Sind beim Abschluss positive Ergebnisse oder beim Ausbleiben negative Konsequenzen zu erwarten?
Tipp 3: Langfristig planen
Beim Zeitmanagement geht es darum, den eigenen Arbeitstag und die Arbeitswoche besser zu planen. Deshalb ist es sinnvoll, nach der Aufgabenpriorisierung die Zeit, die man für die Bearbeitung einzelner Aufgaben braucht, abzuschätzen. Dabei sollte man immer einen kleinen Puffer für etwaige Unterbrechungen und Unerwartetes einplanen. Und natürlich sind auch Pausen einzuplanen. Mit den geplanten zeitlichen Aufwänden im Hinterkopf lässt sich die nächste Woche viel besser planen. Ausserdem geht man beruhigter in den Feierabend, wenn man genau weiss, welche Aufgaben erledigt sind und welche noch anstehen.
Tipp: Je nach Aufgabenfeld kann es sinnvoll sein, die eigenen Pläne mit den Kollegen zu teilen. Ist man beispielsweise in einem bestimmten Zeitraum nicht verfügbar, sollte das auch das Team wissen.
Tipp 4: Aufgabenpakete in Etappenziele aufteilen
Gerade bei komplexen Aufgaben und vielteiligen Aufgabenpaketen fällt es häufig schwer, den richtigen Anfang zu finden. In diesem Fall ist es leichter, die Aufgabe in kleine, leichter zu bearbeitende Teile zu zerlegen. Das Setzen von Etappenzielen wirkt motivierend und hilft, sich dem Abschluss von Grossprojekten schrittweise anzunähern.
Tipp 5: Deadlines festlegen
Stimmt es eigentlich, dass man unter Druck besser arbeitet? Zumindest hilft ein gewisser Druck aufgrund einer Deadline vielen Menschen dabei, sich auf eine Aufgabe zu fokussieren. Nicht für jedes Projekt aber gibt es eine Deadline. Daher kann es hilfreich sein, für sich selbst einen fixen Zeitpunkt festzulegen. Dabei sollte man aber stets realistisch bleiben. Schliesslich geht es hier um Selbstmotivation und nicht darum, sich selbst negativem Stress auszusetzen.
Tipp 6: Häufiger «Nein» sagen
Viele Arbeitnehmer kennen ihre eigenen Grenzen nicht und übernehmen zu viele Aufgaben gleichzeitig. Wer sich mit seinen Aufgaben und der für sie anfallenden Arbeitszeit beschäftigt, erkennt die eigenen Grenzen jedoch schnell. Mit den eigenen Kapazitäten im Hinterkopf fällt es leichter, Anfragen des Chefs oder der Kollegin auch einmal abzulehnen. Nein sagen ist nicht immer einfach, für ein gutes Zeitmanagement aber essenziell.
Tipp 7: Aufgaben delegieren
Das Delegieren von Aufgaben fällt vor allem Menschen schwer, die immer alles selbst erledigen wollen. Wenn man sich mehr Aufgaben zugemutet hat, als man bewältigen kann, ist es aber wichtig, manche davon abzugeben. So wird die Arbeit für alle entspannter und das Team wächst zusammen.
Wen das Delegieren Überwindung kostet, sollte man es üben. Am besten beginnt man dafür mit als «unwichtig» eingestuften Aufgaben. So nähert man sich schrittweise den Aufgaben, von denen man glaubt, sie nur selbst richtig machen zu können.
Tipp 8: Ablenkungen vermeiden
Ablenkungen sind eine Gefahr für fokussiertes Arbeiten und von Mensch zu Mensch unterschiedlich. Dinge, die die eine Person ablenken, sind für eine andere völlig uninteressant. Es hilft also, ein Gespür für eigene Risiken zu entwickeln und sie in Zukunft zu vermeiden. Typische Ablenkungen sind zum Beispiel folgende:
Smartphone:
Das kurze Checken von E-Mails oder Nachrichten wirkt harmlos, bringt uns aber jedes Mal wieder aus dem Arbeitsfluss. Die beste Lösung ist deshalb, das Handy lautlos zu schalten, in der Tasche oder Schublade aufzubewahren und nur in den Pausen in die Hand zu nehmen.
Social Media:
Die sozialen Medien wie Facebook, Twitter und Instagram sind für viele Menschen Alltag geworden und sorgen für Ablenkung am Arbeitsplatz. Wer gerne teilt, liked und postet, sollte dies zugunsten der Effektivität auf den Feierabend verschieben.
Private Gespräche mit Kollegen:
Häufig lassen sich Arbeits- und Privatgespräche mit Kollegen oder Kunden nicht klar voneinander abgrenzen. Trotzdem sollte man darauf achten, dass Telefonate und persönliche Gespräche nicht ausufern. Beispielsweise kann man dem Team eingeschränkte Zeiten kommunizieren, zu denen man telefonisch erreichbar ist. Eine weitere Strategie, um das Problem einzudämmen, ist das Auslagern persönlicher Gespräche auf E-Mails.
Musik:
Hier scheiden sich die Geister, denn manchen Menschen hilft Musik bei der Konzentration. Für andere bildet ein bekannter Song im Radio Anlass, auf weitere Ablenkungen einzugehen. Tipp: Wem Musik bei der Arbeit hilft, sollte Kopfhörer tragen, um die Kollegen nicht zu stören. Ausserdem sollte man Playlists statt Radio, da Werbeunterbrechungen kontraproduktiv sein können. Wichtig ist auch, die Musik nicht zu laut stellen, um das Telefon oder Kollegen noch hören zu können.
