Morgens kein ÖV-Chaos, dafür mittags Knoblauchbaguette. Die Lieblingsplaylist rauf- und runterhören. Jogginghose statt Anzug. Kein Zweifel: Home Office klingt traumhaft bei Stellen in der Schweiz – zumindest, bis es ums Finanzielle geht. Wer zahlt für den Drucker? Wie sieht es mit Heizkosten aus? Und wer kümmert sich um die Stromrechnung? Schluss mit Rätselraten – diese Kosten trägt der Arbeitgeber fürs Home Office.
Bei einem Job in der Schweiz – Arbeitgeber zahlt für Arbeitsplatz
Eigentlich ist es ganz einfach: Der Arbeitgeber zahlt für den Arbeitsplatz. Sprich: Jeder Mitarbeiter muss uneingeschränkt Zugriff zu allen notwendigen Arbeitsmitteln bekommen – in der Firma wie im Home Office.
Erledigt der Arbeitnehmer dauerhaft seine Aufgaben vom heimischen Schreibtisch aus, muss das Unternehmen zahlen. Dies gilt aber nicht nur für Arbeitsmittel wie Laptops, Drucker oder Scanner. Auch an der Raumnutzung beteiligt er sich.
Die Voraussetzung: Alle Anschaffungen liegen überwiegend im Interesse des Arbeitgebers – egal ob Software oder Büroeinrichtung. Ein neues Smartphone oder ein teurer Designersessel für das Wohnzimmer tragen nicht unbedingt zum Wohl der Firma bei. So zählen sie auch nicht zu den finanziellen Pflichten des Arbeitgebers.
Kurz gesagt: Im Idealfall tut Home Office beiden Parteien gut. Der Arbeitgeber wird nicht finanziell entlastet, der Arbeitnehmer nicht finanziell belastet.
Home Office – einfacher gesagt, als getan, bei Stellen in der Schweiz
Die Theorie ist einfach. Die Praxis aber sieht oft anders aus. Schnell stiften die allgemeinen Regelungen Verwirrung. So fällt das Urteil von Einzelfall zu Einzelfall verschieden aus.
Prinzipiell lassen sich finanzielle Streitigkeiten mit einer einzigen Frage beantworten: beruflich oder privat? Dienen die Arbeitsmittel dem eigenen Interesse oder dem Interesse der Firma? Ein Beispiel: Der Scanner im Home Office kommt ausschliesslich zu dienstlichen Zwecken zum Einsatz. Wer zahlt? Ganz einfach: Das Unternehmen zahlt.
Kniffeliger wird es bei gemischt genutzten Arbeitsmitteln. Sie sind nicht ganz beruflich, aber auch nicht ganz privat. Dies ist vor allem bei Laptops und Smartphones der Fall. Zwei Situationen helfen bei der Entscheidung:
- Szenario 1: Hat der Arbeitnehmer das Gerät schon vor der Arbeit im Home Office fleissig genutzt?
- Szenario 2: Hat sich der Arbeitnehmer das Gerät eigens für die Arbeit im Home Office angeschafft?
Bei Szenario 2 ist ein Aufwendungserstattungsanspruch möglich. Der Mitarbeiter hat das Gerät für den Arbeitnehmer gekauft. Jetzt muss er auch dafür zahlen. Bei Szenario 1 greift diese Behauptung nicht. Allerdings kann der Arbeitnehmer eine Aufwandsentschädigung verlangen. Das Gerät ist jetzt schliesslich noch öfter im Dienst.
Strom, Wasser, Heizung – der Problemfall
Bei den Strom-, Wasser- und Heizkosten im Home Office gehen die Meinungen auseinander. Wie viel muss der Arbeitgeber zahlen?
Besonders kniffelig ist es beim Internetanschluss. Im digitalen Zeitalter hat so gut wie jeder hat seinen eigenen Anschluss zu Hause. Meist bezahlt der Arbeitnehmer einen Pauschalbeitrag. Kurz gesagt: Arbeitet er im Home Office, fallen keine zusätzlichen Internetkosten an. Ein Aufwendungserstattungsanspruch ist so gut wie hinfällig.
Bei der Wohnungsmiete sieht es ähnlich aus. Gegen Ende des Monats wird sie ohnehin fällig. Muss der Arbeitgeber allerdings wegen der Home Office-Regelung eigens Räumlichkeiten mit Büro anmieten, wird die Lage wieder komplizierter.
Stellen in der Schweiz – wie findet sich eine finanzielle Lösung?
Beteiligt sich der Arbeitgeber an den Mietkosten? Wie sieht es mit den Druckerkosten aus? Und kommt er auch für den schicken neuen Bürostuhl auf? Fragen über Fragen – die Antworten lassen jedoch oft auf sich warten.
Damit die finanziellen Fragen beim Home Office nicht Überhand gewinnen, bieten sich einheitliche finanzielle Regelungen an. Gerade bei komplizierten Angelegenheiten wie Strom, Wasser und Heizung sind Pauschalen zu empfehlen. Alles einzeln berechnen? Wer hat denn dafür Zeit?
Ein Beispiel für vielversprechende Stellen in der Schweiz: Für Strom, Wasser und Heizung setzen viele Arbeitgeber eine monatliche Pauschale von rund CHF 50 bis 55 an. Die Alternative: Der Arbeitgeber bezieht die Home Office-Kosten in das Arbeitsentgelt mit ein. Und genau hier kommt das sogenannte Transparenzgebot ins Spiel. Genauer genommen: Der Arbeitsentgeltumfang ist klar und deutlich aufgeschlüsselt.
Für viele Jobs in der Schweiz sind ebenfalls Höchstbeträge denkbar. Speziell bei eindeutig festgelegten Kosten wie etwa Büromaterialien macht diese Regelung durchaus Sinn. Hat der Arbeitnehmer die Rechnung parat, erstattet ihm der Arbeitgeber die Kosten.
Was, wenn die Technik versagt?
Home Office ist bei vielen Stellen in der Schweiz kein Rundumsorglospaket. Im Gegenteil: Auch am heimischen Schreibtisch bleiben technische Störungen keine Seltenheit. Im Nu bricht die Videokonferenz ab. Plötzlich fällt der Strom aus. Nur ein Malheur und die ganze Arbeit steht auf dem Spiel.
Kann der Mitarbeiter seinen Pflichten nicht mehr nachkommen, besteht bei den meisten Stellen in der Schweiz trotzdem Lohnfortzahlungspflicht. Allerdings darf ihm der Arbeitgeber andere Aufgaben zuordnen oder ihn zurück ins Büro bestellen.
Hat ein Mitarbeiter die technischen Störungen jedoch absichtlich verschuldet, erlischt das Recht auf Lohnfortzahlung. Dasselbe gilt für den Diebstahl oder Verlust von sensiblen Betriebsinformationen. Bestenfalls sichert sich Firma vorsorglich mit entsprechenden Regelungen und Vorschriften gegen den Ernstfall ab.
Ist Home Office eigentlich steuerlich absetzbar?
Gute Nachrichten: Die Kosten im Home Office sind prinzipiell steuerlich absetzbar – allerdings unter zwei Bedingungen.
Bedingung 1: Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keinen betrieblichen Arbeitsplatz in Aussicht, lässt sich das häusliche Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Ist jedoch ein betrieblicher Arbeitsplatz vorhanden und geschieht der Wechsel ins Home Office freiwillig, erlischt die Regelung.
Bedingung 2: Auch auf das häusliche Arbeitszimmer selbst kommt es dem Fiskus an. Dient der Raum vornehmlich beruflichen Zwecken, stehen die Chancen gut. Nutzt ihn der Mitarbeiter aber genauso privat, legt der Fiskus oft Veto ein.
Zugleich ist das ideale häusliche Arbeitszimmer eindeutig von anderen Räumlichkeiten getrennt. So fallen offene Ateliers, Durchgangszimmer und Flurbereiche schnell durch das Raster.
Auf der sicheren Seite wiegt sich der Arbeitnehmer mit handfesten Nachweisen über seine berufliche Tätigkeit. Oft reichen schon Fotos von Bürostuhl, Schreibtisch und Laptop. Wer die Aufnahmen aus dem Home Office an die geschäftliche E-Mail-Adresse des Chefs oder des Kollegens schickt, geht auf Nummer sicher.
