Auch für Stellen in der Schweiz gilt: Jedes Unternehmen ist anders, was die Arbeitsabläufe, verwendeten PC-Programme und Kommunikationsregeln angeht. Egal, wie erfahren und qualifiziert ein neuer Mitarbeiter ist – es bedarf deshalb in jedem Fall einer sorgfältigen Einarbeitung. Wenn der oder die Neue also immer wieder Nachfragen stellt, liegt das häufig nicht an einer fehlenden Auffassungsgabe, sondern an einer schlechten Einarbeitung. Im folgenden Beitrag präsentiert Rocken® Jobs Wege, wie neue Mitarbeiter schnell fit für den Job werden.
Vorteile einer guten Einarbeitung
Es ist ganz normal, dass neue Mitarbeiter eine Zeit lang brauchen, um in neuen Unternehmen und Stellen in der Schweiz anzukommen. Beispielsweise müssen sie den Umgang mit dem IT-System erlernen, sich mit den laufenden Projekten vertraut machen und die ihnen zugedachte Rolle darin kennenlernen. Bis man ein Gefühl dafür bekommt, wie eine Firma «tickt» und welche Werte sie vertritt, kann schon mal eine Weile dauern.
Eine gute Einarbeitung in neue Jobs kostet natürlich Zeit – diese sollten sich Arbeitgeber für Stellen in der Schweiz aber nehmen. Die Vorteile für beide Seiten liegen klar auf der Hand: Gut eingearbeitete Mitarbeiter sind zum einen schneller in der Lage, ihre Aufgaben zufriedenstellend zu erfüllen. Zum anderen sind sie leistungsfähiger, machen weniger Fehler und halten andere Mitarbeiter mit ihren Fragen seltener von der Arbeit ab.
Einarbeitung vorbereiten: Anforderungsprofil erstellen
Eine gute Einarbeitung für Stellen in der Schweiz sorgt dafür, dass der Neue seine Aufgaben schnell übernehmen kann. Diese will frühzeitig vorbereitet sein. Zunächst gilt es, die Anforderungen für die jeweilige Stelle zusammenzutragen. Was muss der oder die Neue können und wissen, um die tägliche Arbeit verrichten zu können? Hier ist Um-die-Ecke-Denken gefragt: Der Einarbeitungsplan sollte auch Selbstverständlichkeiten enthalten, die für alteingesessene Mitarbeiter völlig klar sind.
Einarbeitungsplan erstellen
Das Anforderungsprofil bildet die Basis für den Einarbeitungsplan. Bevor du diesen schriftlich festhältst, sollten die Anforderungen priorisiert werden. Was sind die wichtigsten Fähigkeiten und Kenntnisse, die der Neue in der ersten Zeit im Unternehmen erlernen muss? Wie viel Zeit wird es kosten, das betreffende Wissen zu vermitteln?
Die Schulungs- und Infoblöcke für die Einarbeitungsphase sollten den Mitarbeiter befähigen, möglichst schnell einsatzfähig zu sein. Gleichzeitig gilt es, Überforderung zu vermeiden. Deshalb ist es sinnvoll, auf jeden Block mehrere Tage folgen zu lassen, in denen der Mitarbeiter die Chance hat, das Erlernte anzuwenden. Auf diese Weise prägt sich was Wissen bestmöglich ein – und kann später im Arbeitsalltag gewinnbringend eingesetzt werden. Je nach Komplexität des Aufgabengebiets kann die Einarbeitung wenige Tage bis mehrere Wochen dauern.
Unser Tipp: Baue in den Einarbeitungsplan für Stellen in der Schweiz Möglichkeiten für ausführliches Feedback ein. Das kostet zwar zusätzliche Zeit, verhindert aber, dass sich Fehler einschleichen. Ausserdem hat der oder die Neue dann das Gefühl, gehört zu werden, was letztlich die Motivation steigert.
Schulungsunterlagen zusammenstellen
Ein gutes Einarbeitungskonzept stellt dem neuen Mitarbeiter ab dem ersten Tag alle wichtigen Arbeitsmaterialien zur Verfügung. Dazu gehören auch die Schulungsunterlagen für die Einarbeitung. Um es sich bei der Zusammenstellung etwas leichter zu machen, kann man auch auf Herstellerdokumente – etwa für Computerprogramme – zurückgreifen.
Standardisierte, gut dokumentierte Prozesse erleichtern neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Unternehmen. Ist die Dokumentation noch ausbaufähig, kann das Hinzukommen einer neuen Kraft Anlass bieten, um diesen Bereich auszubauen. Schliesslich profitiert davon nicht nur der Zuwachs, sondern auch das bereits vorhandene Team.
Einarbeitungsplan mit dem Team besprechen
Ist der Einarbeitungsplan fertig, sollte man diesen dem gesamten Team vorstellen. Häufig ergeben sich in dieser Runde noch wertvolle Anregungen dafür, welche Informationen der/dem neuen Angestellten im Arbeitsalltag noch nützen könnten. Anschliessend ist der Einarbeitungsplan entsprechend anzupassen.
Aufgaben richtig verteilen
Jeder Mitarbeiter hat seine persönlichen Stärken und einen Pool an individuellen Erfahrungen. Nutze diesen Wissensschatz und beziehe die alteingesessenen Mitarbeiter in die Einarbeitung ein. Sinnvoll ist, wenn jeder das vermittelt, was er oder sie am besten kann. So verteilt sich die Last der Einarbeitung auf mehrere Schultern – und der Neue profitiert vom Expertenwissen seiner zukünftigen Kollegen.
Besonders positiv wirkt es, wenn sich auch der oder die Vorgesetzte in die Einarbeitung einschaltet. Ausserdem erhält der Chef so die Möglichkeit, den Neuen besser kennenzulernen und ihm die Unternehmensziele näher zu bringen.
Mentor zur Seite stellen
Dass Mitarbeiter in neuen Jobs zahlreiche Fragen haben, ist nur natürlich – und hilft bei der Einarbeitung. Um Fragen zu Arbeitsabläufen und Zuständigkeiten aufzufangen, lohnt sich die Einführung eines Mentorsystems. Auf diese Weise erhält jeder neue Mitarbeiter einen direkten Ansprechpartner für fachliche Fragen und Problemfälle. Auch Menschen, die sonst eher zurückhaltend wären, um niemandem auf die Nerven zu gehen, ist so geholfen. Der Mentor unterstützt seinen Schützling nicht nur in fachlichen Fragen, sondern auch beim Erlernen informeller Spielregeln und der Eigenheiten der Unternehmenskultur.
Wichtig ist es, den richtigen Mitarbeiter für die Funktion des Mentors auszuwählen. Ein guter Mentor sollte erfahren und loyal sein und über ausreichend Fachwissen verfügen. Gleichzeitig sollte er aber auch Spass an der Mentorentätigkeit und die Fähigkeit, mitbringen, Sachverhalte zu vermitteln.
Auch für die Vorgesetzten hat das Mentorsystem einen entscheidenden Vorteil: Der oder die Neue wird seltener mit Fragen vor der Tür des Chefs stehen.
Ablaufplan für die ersten Tage erstellen
Während sich die fachliche Einarbeitung über mehrere Wochen hinwegziehen kann, steht in den ersten Arbeitstagen das Onboarding an. Dieses dient dazu, den neuen Mitarbeiter im Unternehmen willkommen zu heissen – er soll sich wohl fühlen und schnellst möglichst zurechtfinden. Das bedeutet, man versorgt den oder die Neue zunächst mit organisatorischen Informationen und stellt ihn den zukünftigen Kollegen vor. Alle wichtigen Informationen finden idealerweise in einer ansprechend gestalteten Willkommensmappe Platz, die man dem Neuen am ersten Tag aushändigt. Ausserdem bekommt er einen Schlüssel (beziehungsweise eine Schlüsselkarte) und die nötigen Zugangsdaten.
Damit der neue Mitarbeiter Gelegenheit hat, die neuen Eindrücke sacken zu lassen, geht man es in den ersten Tagen langsam an. Zwar muss man nicht gänzlich auf die Vermittlung fachlichen Wissens verzichten. Man sollte aber darauf achten, den neuen Mitarbeiter nicht mit einem Wust an Informationen zu überfordern.
Im besten Fall führt der neue Kollege an seinem ersten Tag ein Begrüssungsgespräch mit dem Vorgesetzten. Ausserdem angesagt ist ein Rundgang durch die Abteilung, den zum Beispiel der Teamleiter übernimmt. Alle restlichen Punkte – beispielsweise das Mitteilen von Pausenzeiten oder das Zeigen der Küche – kann der Mentor übernehmen.
