Das Führen virtueller Teams stellt in der modernen Arbeitswelt eine zunehmend wichtige Herausforderung dar. Mit der fortschreitenden Digitalisierung und Globalisierung haben sich Arbeitsmodelle stark verändert, sodass Unternehmen vermehrt auf virtuelle Teams setzen, die geografisch verteilt und häufig aus Mitgliedern unterschiedlicher Kulturen bestehen. Diese Art der Zusammenarbeit bietet zwar zahlreiche Vorteile wie Flexibilität, einen grösseren Talentpool und Kosteneffizienz, bringt jedoch auch erhebliche Herausforderungen mit sich.
Kommunikationsbarrieren, der Aufbau von Vertrauen, die Sicherstellung von Motivation und Engagement sowie die Koordination über verschiedene Zeitzonen hinweg sind nur einige der Schwierigkeiten, mit denen Führungskräfte in diesem Fall konfrontiert sind. Um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern und die Leistungsfähigkeit virtueller Teams zu optimieren, sind spezifische Strategien und Lösungen wichtig.
Das macht virtuelle Teams aus
Virtuelle Teams sind Arbeitsgruppen, deren Mitglieder an verschiedenen geografischen Standorten arbeiten und überwiegend über digitale Kommunikationsmittel interagieren. In der heutigen Zeit spielt Homeoffice bei Mitarbeitern in zahlreichen Branchen eine bedeutende Rolle und somit auch die virtuellen Teams. Diese Teams zeichnen sich vor allem durch folgende Merkmale aus:
Geografische Verteilung
Teammitglieder befinden sich an unterschiedlichen Orten, oft in verschiedenen Städten, Ländern oder sogar Kontinenten. Dies ermöglicht den Zugang zu einem globalen Talentpool und die Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg.
Digitale Kommunikation
Virtuelle Teams nutzen hauptsächlich digitale Tools wie E-Mail, Videokonferenzen, Instant Messaging und Kollaborationsplattformen, um zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dies erfordert ein hohes Mass an technischer Kompetenz und zuverlässige Internetverbindungen. Oft brauchst Du also technische Geräte, die spezielle Anforderungen erfüllen müssen.
Flexibilität
Die Arbeit in virtuellen Teams bietet Flexibilität hinsichtlich Arbeitszeiten und dem Arbeitsort, was zu einer besseren Work-Life-Balance und höherer Mitarbeiterzufriedenheit führen kann. Teammitglieder können ihre Aufgaben oft von zu Hause oder von anderen Remote-Standorten aus erledigen.
Diverse Zusammensetzung
Virtuelle Teams sind häufig kulturell und fachlich vielfältig, da sie Mitarbeiter aus verschiedenen Regionen und mit unterschiedlichen Hintergründen umfassen. Diese Vielfalt kann die Kreativität und Innovationskraft des Teams fördern, erfordert jedoch auch interkulturelle Sensibilität und ein gutes Verständnis für unterschiedliche Arbeitsstile.
Technologieabhängigkeit
Da die Kommunikation und Zusammenarbeit primär über digitale Kanäle erfolgen, sind virtuelle Teams stark von technischer Infrastruktur und den eingesetzten Tools abhängig. Die Auswahl der richtigen Technologien und deren effektive Nutzung sind entscheidend für den Erfolg virtueller Teams.
Selbstständigkeit und Eigenverantwortung
In virtuellen Teams wird von den Mitgliedern oft viel Selbstständigkeit und Eigenverantwortung erwartet. Ohne die physische Präsenz eines Vorgesetzten müssen die Mitarbeiter ihre Aufgaben eigenständig organisieren und Prioritäten setzen können. Wer in diesem Bereich keine gute Selbstorganisation hat, könnte schnell Schwierigkeiten bekommen.
Führung eines virtuellen Teams vs. klassische Teamführung: Die Unterschiede
Die Führung eines virtuellen Teams unterscheidet sich erheblich von der klassischen Teamführung und das direkt in mehreren wesentlichen Aspekten. Während in traditionellen Teams die Führungskräfte auf direkte, persönliche Interaktionen und physische Präsenz setzen können, erfordert die Führung virtueller Teams eine stärker ausgeprägte Kompetenz im Umgang mit digitalen Kommunikations- und Kollaborationstools.
Ein zentraler Unterschied liegt in der Art und Weise der Kommunikation: Virtuelle Teams kommunizieren hauptsächlich über E-Mail, Videokonferenzen und Instant Messaging, was die Gefahr von Missverständnissen erhöht und eine klarere, präzisere Ausdrucksweise sowie regelmässige Updates und Feedbacks notwendig macht. Zudem müssen Führungskräfte in virtuellen Teams ein besonderes Augenmerk auf den Aufbau von Vertrauen und die Förderung von Teamzusammenhalt legen. Denn hier sind informelle, spontane Gespräche und Teamaktivitäten, die in klassischen Teams selbstverständlich sind, oft nicht vorhanden.
Die Koordination über verschiedene Zeitzonen hinweg stellt eine zusätzliche Herausforderung dar, die eine flexible und gut durchdachte Planung von Meetings und Projektzeitplänen erfordert. Schliesslich spielt die Selbstständigkeit der Teammitglieder in virtuellen Teams eine grössere Rolle, weshalb Führungskräfte hier verstärkt auf die Förderung von Eigenverantwortung und Selbstorganisation setzen müssen. In traditionellen Teams ist indes häufig eine direktere Überwachung und Anleitung möglich.
Führung auf Distanz: So geht’s!
Weltweit führen ca. ein Fünftel der Führungskräfte ihre Teams virtuell. Allerdings kommt es häufig vor, dass zahlreiche Leader sich nicht ausreichend mit den jeweiligen Herausforderungen beschäftigen und somit nicht ausreichend vorbereitet sind. Im Folgenden stellen wir dir die wichtigsten Basics vor:
Besondere Eigenschaften kennen
Du solltest dir im Klaren darüber sein, dass die virtuelle Teamleitung eine ganz andere ist. Die Kommunikation findet dementsprechend vor allem über die digitalen Medien statt. Die Leistungsbeurteilung der einzelnen Teammitglieder ist virtuell wesentlich schwerer und auch Abstimmungen gestalten sich oft nicht so einfach.
Mindset auf neue Herausforderungen einstellen
Stell dich immer vorher auf deine neue Herausforderung und die damit verbundenen Voraussetzungen ein. Das folgende Mindset sollte dir als Führungskraft behilflich sein:
- Kritikfähigkeit in beide Richtungen
- Vertraue deinen Teammitgliedern auch auf die Ferne
- Delegationsfähigkeit
- Niedriges Kontrollbedürfnis
- Hohe Medienkompetenz
- Du solltest dazu bereit sein, auch Führungsaufgaben hinsichtlich der Entscheidungsfindung an Teammitglieder abzugeben
- Gegenüber Kulturunterschieden solltest du offen sein
Solide Vertrauensbasis schaffen
Vor allem, weil du nicht mit deinem Team am gleichen Ort arbeitest, ist es umso wichtiger, sich gegenseitig zu vertrauen. Stelle dazu deinem Team immer mal wieder Fragen, wie sie sich das Arbeiten vorstellen und was wichtig ist, damit alles reibungslos verläuft. Es ist wichtig, dass du dir immer wieder Feedback einholst und echtes Interesse zeigst.
klare Regeln festlegen
Regeln spielen in vielen unterschiedlichen Bereichen eine sehr wichtige Rolle. Vor allem aber bei der Teamführung auf Distanz. Setze klare Angaben in Sachen „Dos und Don´ts. Lege eine konkrete KPI fest, damit sich dein Team besser zurechtfindet. Am einfachsten ist es, Ziele festzulegen und dafür den nötigen Arbeitsaufwand mit dem Team zu erläutern.
Kommunikationsregen festlegen
Lege bestimmte Kommunikationsregeln fest, welche für Absprachen, Meetings oder Unterhaltungen gelten. So kannst du zum Beispiel festlegen, dass der Mailverkehr zu bestimmten Themen nicht geeignet ist. Denn schnell können so endlose Mailschlangen entstehen, während man während eines Telefonats schnell alles regeln könnte.
Interaktion im Team fördern
Die Interaktion im Team sollte immer sehr gut sein. Aus diesem Grund kannst du das Team auch dazu auffordern, über die eigentlichen Aufgaben hinaus zu kommunizieren.
Lob verteilen
Das Lob von einzelnen Mitarbeitern wirkt stets motivierend. Teammitglieder sollten nicht nur gelobt werden, sondern sich auch wertgeschätzt fühlen.
