In dieser Funktion unterstützt du den Vertrieb im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Anfragen und Aufträge effizient vom Erstkontakt bis zur Auslieferung begleitet werden. Du bist die verlässliche Anlaufstelle für definierte Bestandskunden und hältst alle relevanten Informationen sauber im System nach. Gleichzeitig übernimmst du organisatorische Aufgaben rund um Empfang, Meetingräume sowie interne Abläufe und trägst damit zu einem professionellen Auftritt bei.

• Betreuung und laufende Kommunikation mit Key Accounts im Innendienst

• Koordination von Bestellungen inkl. Erfassung, Kontrolle und Nachverfolgung im ERP-System

• Erstellung von Angeboten und schriftliche Kommunikation in Deutsch und Englisch

• Unterstützung bei Planung und Umsetzung von Messen sowie bei Reisevorbereitungen für den Aussendienst

• Sicherstellen eines gepflegten Empfangsbereichs und reibungsloses Management der Sitzungszimmer

• Beschaffung, Verwaltung und Nachbestellung von Büromaterial und Drucksachen

• Triage und Bearbeitung des Posteingangs (digital und physisch) inkl. interner Weiterleitung

• Pflege und Aktualisierung von Kundenstammdaten inkl. Dokumentenablage

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Praxis im Kundenkontakt von Vorteil

• Sehr gutes Deutsch sowie gutes Englisch in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel; Routine in Systemarbeit/Maskenpflege wünschenswert

• Rasche Einarbeitung, strukturierte Selbstständigkeit und hohe Zuverlässigkeit

• Freundliches Auftreten, ausgeprägte Serviceorientierung und gutes Gespür für Prioritäten