In dieser Rolle übernehmen Sie als medizinische Assistenz der Klinikleitung eine zentrale Schnittstellenfunktion und unterstützen die medizinische Leitung in administrativen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Fragestellungen. Sie verantworten die professionelle Bearbeitung von Korrespondenz, die Koordination komplexer Terminkalender sowie die Planung und Nachbereitung von Sitzungen, Vorstellungsgesprächen und internen wie externen Veranstaltungen. Zudem stellen Sie im Bereich Medizin und Psychologie die strukturierte Sitzungsführung, Protokollierung und Pendenzenkontrolle sicher und behalten Weiterbildungsbudgets, Kreditorenworkflow und Weiterbildungsverträge im Blick. In enger Zusammenarbeit mit HR begleiten Sie Rekrutierungen, Mutationen, Neuanstellungen und Onboarding-Prozesse und tragen zur reibungslosen Personaladministration bei. Darüber hinaus sorgen Sie für die verlässliche Planung der Dienste und Rotationen von Assistenzärztinnen und Assistenzärzten sowie Assistenzpsychologinnen und Assistenzpsychologen und fungieren als zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende und das Beschwerdemanagement.

• Sie unterstützen die Leitung Medizin in administrativen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben und sind eine zentrale Ansprechperson in Führungsfragen.
• In dieser Rolle bearbeiten Sie selbständig Korrespondenz, E-Mails und Telefonanfragen, koordinieren Termine und organisieren Sitzungen, Gespräche und Veranstaltungen.
• Sie behalten im Bereich Medizin & Psychologie die Sitzungslandschaft im Blick, bereiten Meetings vor und nach, führen Protokolle und pflegen die Pendenzenliste.
• In dieser Rolle überwachen Sie Weiterbildungsbudgets und -tage, bearbeiten den Kreditorenworkflow und erstellen sowie verwalten Weiterbildungsverträge.
• Sie arbeiten in der Personaladministration eng mit HR zusammen, unterstützen Rekrutierungen, Mutationen und Neuanstellungen und begleiten das Onboarding neuer Mitarbeitender.
• Als medizinische Assistenz der Klinikleitung sorgen Sie für reibungslose Dienst- und Rotationspläne, sichern den Informationsfluss und fungieren als Ansprechperson für Mitarbeitende und das Beschwerdemanagement.

• Sie verfügen idealerweise über Berufserfahrung im Gesundheitswesen oder in einer vergleichbaren Funktion sowie Kenntnisse im Prozess- und Projektmanagement.
• Sie zeichnen sich durch ein ausgeprägtes Organisationstalent aus und strukturieren auch komplexe Aufgaben effizient und zielgerichtet.
• Sie kennen die Strukturen und Abläufe des Schweizer Gesundheitswesens und haben idealerweise Erfahrung in Spitälern oder psychiatrischen Kliniken gesammelt.
• Sie besitzen sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in Excel, PowerPoint und SharePoint.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert und legen grossen Wert auf eine hohe Qualität Ihrer Arbeit.
• Sie überzeugen durch ein professionelles Auftreten auf allen Hierarchiestufen, kommunizieren sicher, denken vernetzt und wahren jederzeit Diskretion.