In dieser Rolle übernehmen Sie die umfassende Assistenz der medizinischen Direktion und sind eine zentrale Ansprechperson in administrativen, organisatorischen, betriebswirtschaftlichen und führungsrelevanten Fragestellungen. Sie verantworten die professionelle Korrespondenz, das Termin- und Sitzungsmanagement inklusive Protokollführung sowie die Organisation interner und externer Veranstaltungen und sichern damit einen reibungslosen Ablauf im Bereich Medizin und Psychologie. Zudem überwachen Sie Weiterbildungsbudgets und -tage, steuern den Kreditorenworkflow und betreuen die Erstellung und Verwaltung von Weiterbildungsverträgen. In enger Zusammenarbeit mit HR gestalten Sie die Personaladministration mit, begleiten Rekrutierungen, Mutationen, Neuanstellungen und Onboarding-Prozesse und stellen die Koordination der Dienst- und Rotationspläne der Assistenzärztinnen und Assistenzärzte sowie Assistenzpsychologinnen und Assistenzpsychologen sicher. Durch Ihre strukturierte, vernetzte und diskrete Arbeitsweise tragen Sie wesentlich dazu bei, Informationsflüsse zu sichern und Anliegen von Mitarbeitenden sowie im Beschwerdemanagement kompetent zu bearbeiten.

• Sie unterstützen die medizinische Direktion Wil in administrativen, organisatorischen und betriebswirtschaftlichen Belangen und fungieren als zentrale Ansprechperson in Führungsfragen.
• In dieser Rolle bearbeiten Sie eigenständig Korrespondenz, E-Mails und Telefonanfragen, koordinieren Termine und organisieren Sitzungen, Bewerbungsgespräche sowie interne und externe Veranstaltungen.
• Sie stellen im Bereich Medizin & Psychologie eine effiziente Sitzungslandschaft sicher, bereiten Meetings vor und nach, führen Protokolle und pflegen die Pendenzenlisten.
• Als Assistenz der medizinischen Direktion überwachen Sie Weiterbildungsbudgets und -tage, bearbeiten den Kreditorenworkflow und erstellen sowie verwalten Weiterbildungsverträge.
• Sie arbeiten in der Personaladministration eng mit HR zusammen, unterstützen bei Rekrutierungen, Mutationen, Neuanstellungen und begleiten das Onboarding neuer Mitarbeitender.
• In dieser Rolle gewährleisten Sie reibungslose Dienst- und Rotationspläne für Assistenzärzte und Assistenzpsychologen, sichern den Informationsfluss und sind zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende sowie das Beschwerdemanagement.

• Sie verfügen idealerweise über Berufserfahrung im Gesundheitswesen oder in einer vergleichbaren Funktion, ergänzt durch Kenntnisse im Prozess- und Projektmanagement.
• Sie zeichnen sich durch ausgeprägtes Organisationstalent aus und strukturieren auch komplexe Aufgaben effizient und zielgerichtet.
• Sie kennen die Strukturen und Abläufe des Schweizer Gesundheitswesens; Erfahrungen in Spitälern oder psychiatrischen Kliniken sind von Vorteil.
• Sie besitzen sehr gute IT-Anwenderkenntnisse, insbesondere in Excel, PowerPoint und SharePoint.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und lösungsorientiert und legen grossen Wert auf hohe Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse.
• Sie treten auf allen Ebenen professionell und sicher auf, kommunizieren überzeugend, denken vernetzt und gehen mit vertraulichen Informationen diskret um.