In dieser Rolle übernimmst du anspruchsvolle Sekretariatsaufgaben, indem du Geschäftsleitungs-, Verwaltungsrats- und Ausschusssitzungen professionell vorbereitest, protokollierst und nachbearbeitest sowie Direktions- und Gremienunterlagen strukturiert aufbereitest, ablegst und archivierst. Du unterstützt die Direktion im operativen Tagesgeschäft, übernimmst Stellvertretungen im Direktionssekretariat und wirkst bei Vertragsentwürfen sowie der administrativen Abwicklung für Beleg- und Konsiliarärzte mit. Zudem gestaltest du Kommunikationsmittel, indem du Präsentationen, Sitzungs- und Entscheidungsunterlagen aufbereitest sowie Texte redigierst und Lektoratsaufgaben übernimmst. Ergänzend begleitest du interne und externe Meetings, Workshops und Anlässe organisatorisch, führst gremienbezogene Übersichten, Pendenzenlisten und Dokumentationen und leistest einen Beitrag zur Betreuung von KV-Lernenden. Mit deiner mehrjährigen Erfahrung auf Direktions- oder GL-Stufe, deinen sehr guten Deutsch- und IT-Kenntnissen sowie deiner hohen Diskretion und Belastbarkeit sorgst du dafür, dass die Direktion jederzeit effizient, verlässlich und professionell unterstützt wird.

• Du bereitest Geschäftsleitungs-, Verwaltungsrats- und Ausschusssitzungen vor, führst Protokoll und übernimmst die Nachbearbeitung
• In dieser Rolle bearbeitest, archivierst und verwaltest du Direktions-, Gremien- und Sitzungsunterlagen strukturiert
• Als Direktionsassistenz unterstützt du COO, CFO und CNO administrativ sowie im operativen Tagesgeschäft des Direktionssekretariats und übernimmst Stellvertretungen
• Du erstellst Präsentationen sowie Sitzungs- und Entscheidungsunterlagen und übernimmst Redaktion und Lektorat von Texten
• In dieser Rolle führst du Protokoll in zugewiesenen Gremien, Sitzungen und Workshops und pflegst gremienbezogene Übersichten, Pendenzenlisten und Dokumentationen
• Als Direktionsassistenz unterstützt du interne und externe Meetings, Workshops, Anlässe sowie Projekte und Sonderaufträge der Direktion und vertrittst die Lehrlingsbetreuung im Bereich KV

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine gleichwertige Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistenz, Management Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion
• Du hast mehrjährige Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion auf Direktion- oder GL-Stufe, idealerweise im Gesundheitswesen oder in einer komplexen Dienstleistungsorganisation
• Du bist versiert in der Vorbereitung, Organisation und Protokollierung von Gremiensitzungen wie GL und VR
• Du kommunizierst stilsicher auf Deutsch in Wort und Schrift und bist redaktionell gewandt
• Du gehst sicher mit MS Office und weiteren digitalen Anwendungstools um und beachtest vertraulich sowie diskret die relevanten Datenschutz- und Governance-Anforderungen
• Du zeichnest dich durch hohe Loyalität, Belastbarkeit, ein ruhiges, lösungsorientiertes Handeln sowie Teamfähigkeit und Bereitschaft zur Stellvertretung im Direktionssekretariat aus