3 Human Resources - Direktionsassistenz in Winterberg ZH
Leiter:in Administration und Assistenz der Geschäftsleitung 40-60% (m/w/d)
Über
Rolle
Im Kundenauftrag suchen wir eine vielseitige Fachperson für die Unterstützung der Geschäftsleitung eines etablierten Unternehmens in der Baubranche. Sie übernehmen anspruchsvolle Aufgaben in den Bereichen Administration, Personalwesen, Finanzen, Projektadministration und IT. Zusätzlich unterstützen Sie interne Prozesse, die digitale Infrastruktur sowie die Kommunikation und Organisation des Unternehmens. Die Position verbindet operative Verantwortung mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung.
Verantwortung
Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen, administrativen und strategischen Aufgaben
Verantwortung für die Personaladministration inklusive Ein- und Austritten, Verträgen und Personaldossiers
Mitarbeit im Finanz- und Rechnungswesen, inklusive Rechnungsprüfung, Zahlungsverkehr und Projektabrechnungen
Verantwortung für die Projektadministration und Pflege von Projekt-, Kunden- und Lieferantendaten
Unterstützung bei IT-Administration, Benutzerverwaltung, Hard- und Software sowie internen IT-Prozessen
Betreuung und Weiterentwicklung von digitalen Tools, Microsoft 365 und Dokumentenmanagement
Organisation von Sitzungen, Terminen, Veranstaltungen und Geschäftsreisen
Erstellung und Aufbereitung von Reports, Präsentationen und Managementunterlagen
Unterstützung bei Kommunikation, Marketing und Unternehmensauftritt
Koordination von Versicherungen, Verträgen, Bewilligungen und administrativen Geschäftsdokumenten
Unterstützung bei der Offert- und Rechnungsadministration von Bau- und Architekturprojekten
Optimierung und Digitalisierung von internen Administrations- und Geschäftsprozessen
Qualifikationen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung EFZ oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsleitung, Administration oder Projektadministration
Fundierte Kenntnisse in Personaladministration und Rechnungswesen
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Administrationssystemen
Sehr gute Deutschkenntnisse
Benefits
Assistenz der Geschäftsleitung Bauwesen 40-60% (m/w/d)
Über
Rolle
Im Kundenauftrag suchen wir eine vielseitige Fachperson zur Unterstützung der Geschäftsleitung in einem etablierten Architekturumfeld. Sie übernehmen zentrale Aufgaben in den Bereichen Organisation & Administration, Personalwesen, Finanzen sowie Projektadministration. Ergänzend unterstützen Sie die interne und externe Kommunikation und wirken bei organisatorischen und administrativen Themen mit. Die Position bietet ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit direktem Einblick in die Unternehmensführung.
Verantwortung
Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
Verantwortung für die Personaladministration inklusive Ein- und Austritten sowie Personaldokumentation
Mitarbeit im Bereich Finanzen, Rechnungswesen und Zahlungsverkehr
Übernahme der Projektadministration und Pflege relevanter Projektdaten
Koordination von Terminen, Sitzungen und internen Abläufen
Unterstützung bei Kommunikation & Marketing sowie bei der Erstellung von Unterlagen
Pflege von Dokumenten, Stammdaten und administrativen Prozessen
Qualifikationen
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung EFZ oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung in der Assistenz der Geschäftsleitung, Administration oder Projektadministration
Fundierte Kenntnisse in Personaladministration und Rechnungswesen
Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Administrationssystemen
Sehr gute Deutschkenntnisse
Benefits
HR- und Admnistrationsfachkraft mit FA (m/w/d)
Rolle
In dieser Rolle gestaltest du aktiv den gesamten Entwicklungsprozess mit – von der Innovation und Konzeptphase über Engineering und Design bis hin zur Fertigung. Du übernimmst die Verantwortung dafür, dass alle HR- und Geschäftsleitungsprozesse professionell koordiniert, sorgfältig vorbereitet und effizient umgesetzt werden. Du unterstützt die Geschäftsleitung bei strategischen und operativen Aufgaben, bereitest Entscheidungsgrundlagen auf und sorgst für eine reibungslose Kommunikation. Gleichzeitig stellst du sicher, dass HR-relevante Themen strukturiert gemanagt, termingerecht bearbeitet und transparent dokumentiert sind. Durch dein vorausschauendes Handeln trägst du wesentlich dazu bei, den nachhaltigen Erfolg der Projekte und der Organisation sicherzustellen.
Verantwortung
- Du verantwortest das operative HR-Tagesgeschäft inklusive Personaladministration vom Eintritt bis zum Austritt.
- Du pflegst und verwaltest Personaldossiers sowie HR-Stammdaten und erstellst Arbeitsverträge, Bestätigungen und weitere HR-Dokumente.
- In dieser Rolle übernimmst du die monatliche Lohnverarbeitung, bearbeitest Mutationen, Quellensteuer- und Sozialversicherungsthemen sowie Krankheits- und Unfallmeldungen.
- Du begleitest und koordinierst den gesamten Bewerbungsprozess, kommunizierst mit Kandidaten, organisierst Termine und unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeitender.
- Als HR- und Geschäftsleitungsassistenz unterstützt du die Geschäftsleitung administrativ und organisatorisch, inklusive Organisation, Protokollführung und Nachverfolgung von Sitzungen und Pendenzen.
- Du wirkst bei internen Projekten, Firmenevents, Workshops und allgemeinen administrativen Aufgaben innerhalb der Administration mit.
Qualifikationen
- Du verfügst über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine gleichwertige Ausbildung.
- Du hast fundierte Erfahrung im Payroll- und Sozialversicherungsbereich sowie mehrere Jahre Berufspraxis im HR.
- Du arbeitest sehr selbstständig, exakt und strukturiert und übernimmst gerne Verantwortung.
- Du zeichnest dich durch hohe Eigenverantwortung, Organisationstalent und die Fähigkeit aus, Prioritäten richtig zu setzen.
- Du kommunizierst professionell in Deutsch, verfügst über gute Englischkenntnisse und trittst empathisch und diskret auf.
- Du gehst sicher mit MS Office um, bist IT-affin und möchtest Prozesse aktiv mitgestalten.
Benefits
