Controlling Aufgaben in Unternehmen

Während Controller früher lediglich für die Kostenrechnung verantwortlich waren, umfasst ihre Rolle auch in Jobs in der Schweiz heute vermehrt auch die eines Partners der Geschäftsführung. Das Controlling trägt zur Entscheidungsfindung über Zielsetzung, Planung und Umsetzung bei und ist somit für das Geschäftsergebnis mitverantwortlich. Im Folgenden verraten wir mehr über die Rolle des Controllings in Unternehmen und die wichtigsten Controlling Aufgaben.

Definition: Was ist Controlling?

Controller sind Navigatoren ihres Unternehmens. Das heisst, sie verschaffen der Geschäftsführung Klarheit über den Standort und die Richtung der allgemeinen Unternehmensentwicklung. Als Folge der Digitalisierung sind Controller aber nicht mehr nur für die Datensammlung und -verarbeitung zuständig. Stattdessen gehört nun auch die Interpretation dieser Daten zu den Controlling Aufgaben und die Controlling Abteilung funktioniert als «Business Partner» für die Geschäftsführung. Sie ist direkt an Unternehmensentscheidungen beteiligt und spricht Empfehlungen aus, die sich auf der Grundlage standardisierter Methoden bewegen.

Aufgaben und Funktionen des Controllings

Welche Aufgaben das Controlling übernimmt, hängt stark von der Art und Grösse des Unternehmens ab. Während die Liquiditätsplanung in kleineren Unternehmen eine wichtige Controlling Aufgabe darstellt, übernimmt dies in grossen Unternehmen die Finanzabteilung. Controller übernehmen regelmässig anstehende Aufgaben wie die Jahres- und Mehrjahresplanung in der Erfolgsrechnung. Darüber hinaus erledigen sie je nach Bedarf anfallende Tätigkeiten wie Wirtschaftlichkeitsberechnungen für konkrete Projekte.

Eine der wichtigsten Funktionen des Controllings ist die Planung von Budgets für Kostenstellen und Projekte sowie die Liquiditätsplanung. Dabei kann es um die horizontale Planung von Umsatz und Kosten zwischen den Abteilungen gehen, aber auch um die vertikale (strategische und operative) Planung von Geschäftsführung und Fachabteilungen.

Das Controlling ist auch an der Festlegung von Prinzipien für die langfristige Ausrichtung des Unternehmens beteiligt. Hierbei geht es um das Formulieren einer Unternehmensvision. Man plant also nicht nur vergangenheitsorientiert, sondern setzt sich realistische Ziele, die zum Erreichen der Vision beitragen.

Auch für Jobs in der Schweiz gilt, dass die ursprüngliche Controlling-Aufgabe der Information im Wandel begriffen ist. Das liegt daran, dass zunehmend IT-Stellen das Sammeln und Aufbereiten von Daten für das Controlling übernehmen. Je stärker die IT-Abteilungen die Datenaufbereitung betreiben, desto mehr wandelt sich die Rolle des Controllers vom «Datensammler» zum Kommunikationsexperten. Die Unternehmensleitung erwartet heutzutage, Daten «auf Knopfdruck» in bestimmter Form abrufen zu können. Eine wichtige Controlling Aufgabe ist es deshalb, die richtigen Methoden für das Reporting auszuwählen und zu beurteilen, welche Daten dafür nötig sind. Ausserdem obliegt Controllern die Entscheidung, in welcher Form die Daten zur Verfügung gestellt werden. Wie anwenderfreundlich die Informationen am Ende gestaltet sind, liegt also im Ermessen des Controllers.

Im Controlling gilt:

Keine Planung ohne Kontrolle. Deshalb erfasst das Controlling auch Abweichungen in den Ergebnissen und analysiert diese. Abweichungen sind dabei nicht grundsätzlich als negativ zu werten. Trotzdem ist es wichtig, sie zu erfassen und anhand standardisierter Methoden herauszufinden, wie es zur Abweichung gekommen ist. Ausserdem gilt es mit Blick auf die Umgebungsbedingungen zu bewerten, ob die Abweichung akzeptabel ist oder nicht. Muss das Controlling Massnahmen ergreifen, um das ursprüngliche Ziel (oder ein unter veränderten Bedingungen neu festgelegtes Ziel) noch zu erreichen? Kommt es zu Abweichungen, die die Zielerreichung gefährden, kann es also auch zur Änderung oder Anpassung von Projektplänen kommen. Dieser sogenannte Controlling Kreislauf wiederholt sich immer wieder und nimmt erst zum erfolgreichen Projektabschluss ein Ende.

Um ein Unternehmen erfolgreich steuern zu können, braucht es die richtigen Kennzahlen aus dem Controlling. Das Controlling ist die Stelle im Unternehmen, von der aus die benötigten Informationen zur gewünschten Zeit sowie in passend detaillierter Form abrufbar sind. Das Controlling hat ausserdem die Aufgabe, die richtigen Instrumente und Methoden zu entwickeln, die diese Informationen passgenau ermitteln. Dazu gehört auch, dass das Controlling die Anwendbarkeit der Modelle immer wieder situationsabhängig überprüfen und gegebenenfalls anpassen muss.

Operatives Controlling

Operatives Controlling ist die kurzfristige und langfristige Planung, Kontrolle und Steuerung von Unternehmensprozessen und -abläufen. Controller planen dabei immer auf der Grundlage der übergeordneten Unternehmensziele. Es geht darum, aus den bereits feststehenden strategischen Zielen operative Zielsetzungen abzuleiten. Häufig erhält die Controlling Abteilung dafür eine von der Geschäftsführung erstellte Top-Down-Planung sowie eine Bottom-Up-Planung aus den verschiedenen Unternehmensbereichen. Aufgabe des operativen Controllings ist es, diese Planungen zu einem ganzheitlichen Unternehmensplan zu vereinen.

Eine weitere wichtige Aufgabe des operativen Controllings ist das Anfertigen regelmässiger Reportings. Aus diesen lässt sich der wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens ablesen. Die Rolle des Controllers ist hier also eine Vermittlerrolle zwischen Geschäftsleitung und Fachabteilungen.

Strategisches Controlling

Das strategische Controlling hilft Unternehmen, mögliche Erfolgspotenziale auf lange Sicht zu erkennen. Damit spielt dieser Bereich des Controllings eine wichtige Rolle für das Management und die gesamtstrategische Ausrichtung des Unternehmens.

Neben der strategischen Planung ist auch die Kontrolle eine wichtige Aufgabe des strategischen Controllings. Es geht also darum, Abweichungen oder Probleme schon dann zu erkennen, bevor sie sich in den operativen Zahlen bemerkbar machen. Als Grundlage hierfür dienen in der Regel qualitative Methoden. Diese sind zwar nicht immer exakt messbar, passen aber zur langfristigen Ausrichtung des Unternehmens.

Eine Aufgabe des strategischen Controllings ist es, die Geschäftsführung mit allen wichtigen Informationen zu versorgen. Hierbei geht es vor allem um das Klären von Fragen der Geschäftsführung sowie um das Festlegen von zu untersuchenden Fragestellungen. Controller müssen herausfinden, welche Interessen die Geschäftsleitung verfolgt. Anschliessend können sie die Informationen herausfiltern, die für die Strategieplanung nötig sind. Dabei ist auch wichtig, dass die Geschäftsleitung festlegt, welche Ziele die höchste Priorität haben. Sie legt ausserdem Soll-Werte fest, die dem Controlling helfen, die entsprechenden Analysen durchzuführen. Das strategische Controlling definiert anschliessend die richtigen Kennzahlen, Messwerte und Indikatoren. Diese geben Antworten auf die zuvor formulierten Fragen.

Um die Unternehmensleitung bei der Strategieausrichtung unterstützen zu können, führt das Controlling Umfeldanalysen durch. Das bedeutet, es beobachtet gesellschaftliche, politische und technologische Entwicklungen und untersucht Märkte, Kunden und Lieferanten. Dazu gehört auch die Analyse von und der Vergleich mit Wettbewerbern.

Darüber hinaus ermittelt und bewertet das strategische Controlling die Erfolgs- und Finanzkennzahlen. In diesen drückt sich der Erfolg des jeweiligen Unternehmens aus. Das strategische Controlling hat die Aufgabe, die Erfolgszahlen der Vergangenheit zu bewerten und daraus eine Prognose für die Zukunft abzuleiten.